Latest Posts

  1. Efektywne prezentacje biznesowe

    1 Comment

    W kwietniu 2016 miałem przyjemność wystąpić na konferencji „Rozwój by Poznań” zorganizowanej przez MWMarketing.pl z tematem „Efektywne prezentacje biznesowe”. Starałem się nie popełnić jednego z podstawowych błędów popełnianych przy prezentacjach o tematyce prezentacji, a mianowicie nie zastosować się do technik i metod, o których się opowiada. Potwierdzenie, że mi się to udało usłyszałem po prelekcji od dobrego znajomego. W tym wpisie chciałbym Was zabrać na zaplecze przygotowania prezentacji i spojrzeć na wystąpienie oczami prelegenta.

    Perspektywa

    Najpierw opowiedziałem dlaczego zająłem się prezentacjami, dlaczego teraz i dlaczego jest to ważne. Przyjąłem perspektywę uczestników konferencji, wystąpień, prezentacji, spotkań, na których coś jest przedstawiane. Często doświadczamy jak nasz mózg zaczyna się nudzić. Nawet jeśli przez chwilę uda się nas zainteresować, to za moment przestajemy uważnie słuchać. Chcielibyśmy popędzić prelegenta „no dalej, do konkretów…”. Czasem drażnią nas problemy z dykcją, wtrącenia „yyy”, mogące całkowicie zepsuć najlepszy i najważniejszy na świecie temat prezentacji. A gdyby tak ludzie prezentujący swoje tematy popracowali nad rozwojem wiedzy dotyczącej prezentacji i swoimi umiejętnościami w tym zakresie? Spotkania byłyby ciekawe! Nie urywalibyśmy się z konferencji, żeby szybciej wrócić do domu. Więcej wynosilibyśmy dla siebie i pewnie więcej zdziałalibyśmy dla naszej organizacji.

    Problem

    Potem przeszedłem do najważniejszej części – wskazania problemu. Posłużyłem się do tego celu krótką historią o Krystianie i Kasi. Neuroprzekaźniki uruchomione, otwarcie było dobre, z kilkoma interakcjami z widownią. Zadziałał także plan związany z reakcjami emocjonalnymi. Naprawdę nic nie daje takiego kopa prelegentowi (to woda na młyn), jak obserwowanie uśmiechów widowni, obserwowanie, że chwyciło to, co z detalami było zaplanowane. Zależało mi w tej części na dobrej identyfikacji i utożsamieniu się widowni z bohaterem – stąd zdjęcia Poznania, stadionu, wskazanie drobnostki, którą bohater lubi i pokazanie krótko jaki jest.

    Problem wybrzmiał mocno, bo Krystian robi slajdumenty i wielkie listy zapomnienia. Śmiech przy wyjeżdżających tekstach. Potakiwanie głowami i trochę jakby przerażenie, gdy wspomniałem, że te pogrubione wypunktowania na dole, to rzeczywiste cytaty. Co proponuje Wam PowerPoint przy tworzeniu nowego slajdu? Wypunktowanie prawda? To trochę pułapka na nieświadomego użytkownika. Trzeba wiedzieć jak używać tego narzędzia, a nie tylko jak używać jego funkcji. Nie zdarzyło się jeszcze, aby ktoś na moim warsztacie z prezentacji, mając do dyspozycji flipchart i pisaki, zaprojektował slajd zaczynając od wypunktowania. Postarajcie się tak myśleć o slajdzie jakbyście mieli do dyspozycji czysty arkusz papieru. Zapamiętajcie też proszę, że pierwszą rzeczą jaką powinniście zrobić po utworzeniu nowego slajdu jest usunięcie ramki z wypunktowaniami! Uśmiechy i potakiwania.

    Rozwiązanie

    Wiedziałem już, że mam dobre otwarcie. Potem powolne przejście do rozwiązania z ludzką twarzą – pojawia się Kasia. Najpierw oswojenie, że Kasia to też człowiek i to taki całkiem podobny do Krystiana. Bo wiecie, to samo miasto, też jest dobrym szefem. No i, że Kasia naprawdę ma mega fajną umiejętność – robi genialne prezentacje. No ok, ok, ale jak to robi? Ano tak, że świadomie dobiera strukturę, narrację i wizualizacje.

    Korzyści / WIIFM

    Dopiero teraz część merytoryczna prezentacji – pokazanie struktur, technik i metod. Korzyści dla publiczności, korzyści w postaci wiedzy, abyście byli jak Kasia. Smartfony w użyciu, sporo osób robi fotki. I bardzo dobrze, bo o to właśnie chodzi, żeby nieść te dobre praktyki dalej i stosować te modele we własnych prezentacjach oraz uczyć innych.

    Storytelling w prezentacjach

    Zacząłem od techniki znanej wszystkim, ale niestety nie stosowanej przez wszystkich – storytellingu. Odniosłem się do tego, czego przed chwilą publiczność doświadczyła ze wskazaniem z jakich etapów się to składało, ze wskazaniem struktury storytellingu i z wielką prośbą – aby każdy przeczytał Resonate od Nancy Duarte. Zanotowali. Były uśmiechy przy opowiadaniu o wyzwaniu – smoku – dinozaurze. Albo go bohater pokona, albo zostanie zjedzony i będzie to jego koniec!

    W kolejnych krokach opowiadania historii warto zadbać o zaplanowanie emocji publiczności (na slajdzie to ten snake na dole struktury!). Nancy Duarte w swojej książce (dostępnej zresztą za free w sieci – link na dole) analizuje wystąpienia kilku wielkich prezentacji – zachęcam, abyście przeanalizowali w jaki sposób zaplanowane są w nich reakcje emocjonalne.

    Zauważcie, że świetnie pamiętamy bajki, które opowiadano nam jak byliśmy dziećmi. Gdy znajomy dzieli się historią, potrafimy ją powtórzyć ze szczegółami. Dlaczego tak się dzieje? Historie, podobnie jak gry, wyłączają tryb zombie u słuchaczy (DMN – default mode network), czyli taki stan mózgu, w którym funkcjonujemy w trybie „standby” – jesteśmy, ale niekoniecznie obecni. Historie aktywują aż 7 obszarów mózgu (kora ruchowa (ruch), ośrodek Broki (przetwarzanie języka), kora sensoryczna i móżdżek (dotyk), węchomózgowie (węch), kora słuchowa (dźwięki), ośrodek Wernickego (funkcje języka i mowy), kora wzrokowa (kolory i kształty)) przy ich aktywnym przetwarzaniu. Wrócę jeszcze do tego w innym wpisie. Historie przetwarzamy w mózgu na głębszym poziomie. Gdy słyszymy historię od znajomego, to często później chcemy się nią podzielić z innymi znajomymi, bliskimi, czy współpracownikami. W ten sposób wzmacniamy efekt zapamiętania. Podobnie jest z prezentacjami – treści osadzone we frameworku storytellingu będą lepiej zapamiętane!

    PPRKS

    Potem PPRKS. To jedna z moich ulubionych struktur. Użyłem jej jako frameworka do całej konferencyjnej prezentacji i jako struktury do tego wpisu.

    Zmodyfikowałem jej pierwotną wersję po inspiracji, z którą wiąże się pewna historia. Pierwsza wersja tej struktury to PRKS – miała 4 etapy: problem, rozwiązanie, korzyści, call to action. Potem spotkałem bardzo mądrego człowieka. Wybitnego specjalistę z potężną wiedzą i doświadczeniem związanymi z metodyką nauczania. L Dee Fink jest międzynarodowym doradcą do spraw szkolnictwa wyższego. Studiował u Blooma (!) i stworzył własne taksonomie nauczania (significant learning taxonomy). Kiedyś przy okazji wizyty L Dee Finka w Poznaniu zaczęliśmy rozmawiać… i nie mogłem się oderwać i rozmowy przerwać. Poniżej w mojej prezentacji z konferencji, na jednym ze slajdów, zobaczycie zdjęcie z uchachanym metodykiem. Tak wygląda metodyk, który spotkał swojego superbohatera. L Dee dał się zaprosić na fantastyczne lody przy ul. Kościelnej w Poznaniu i rozmawialiśmy dalej o strukturach, modelach, ich skuteczności i efektywności przez kilka godzin.

    Wracając do PRKS (jeszcze wtedy) – po chwili analizy usłyszałem od L Dee: „Tomek, w tym modelu brakuje na początku perspektywy”. I to jest to dodatkowe P. Rzeczywiście – inna będzie perspektywa właściciela, inna zarządu, inna menedżera średniego szczebla i jeszcze inna pracownika”. Od tej pory wykorzystuję ten 5-etapowy model, zamiast 4-etapowego. Kolejne etapy są dość podobne – wyjaśnij problem, zaproponuj rozwiązanie, przedstaw korzyści z tego rozwiązania. Amerykanie mają na to fajne słowo – WIIFM – „What’s in it for me!” (nawet piosenka była o takim tytule).

    Ostatni etap w PPRKS to przedstawienie struktury – planu jak problem rozwiązać i jakich działań wymaga. Etap ten w podsumowaniu dobrze jest zakończyć tzw. CTA – „call to action” – wezwaniem do działania.

    10:20:30 Guy Kawasaki

    Tę strukturę Guy Kawasaki stworzył na potrzeby przedstawienia start-upu inwestorowi. Guy miał dość kiepskich prezentacji. Model jest już dość stary, ale nadal z moich obserwacji na szkoleniach wynika, że przejście przez niego dla wielu osób to obowiązkowy etap w rozwoju. Dodam do niego konstruktywną uwagę – nie zawsze właściwa czcionka to 30pkt. Czasem potrzebujemy większej – np. 90pkt., aby coś podkreślić. Nie zawsze też 10 slajdów jest właściwe, ważne, aby było 10 obszarów, które wskazał Kawasaki. A te 10 obszarów – zobaczcie na slajdzie.

    Ten model nadaje się do kilku zastosowań – nie tylko do przedsięwzięć startupowych przedstawianych inwestorowi. Można go wykorzystać także przy wewnętrznych działaniach organizacji, aby pozyskać sponsora projektu. Czasem trzeba zmienić jeden z 10 obszarów zaproponowanych w tej strukturze. Na przykład slajd/slajdy o modelu biznesowym dla projektu wewnętrznego organizacji mającego na celu uruchomienie działań antymobbingowych są nierelewantne i trzeba znaleźć dla nich alternatywę. Nie przekreśla to jednak zastosowania tego modelu do zaprezentowania wspomnianego projektu wewnętrznego interesariuszom w firmie.

    Pecha Kucha

    Pierwsza z technik „błyskawicznych” – 6 min i 40 sek. na prezentację, która ma mieć 20 slajdów, a na każdy slajd 20 sekund. Warto się na niej wzorować ćwicząc rozwodnienie slajdów na mniejsze części, warto też jej doświadczyć. Wymaga świetnego przygotowania, bo slajdy przełączane mają być automatycznie co 20 sekund.

    Ignite

    Druga z tych dynamicznych – dość popularna na konferencjach w USA. Warto prześledzić przykłady takich prezentacji na stronie Ignite. Z tą techniką też mam pewną historię. Pamiętacie takiego pozytywnego kolesia, który tańczył w różnych miejscach na świecie i wrzucił filmik z tych wyczynów na YouTube? Filmik nosił tytuł „Where the hell is Matt?” Koleś nazywa się Matt Harding. Zachęcam do poszukania na YouTube jego wystąpienia w technice Ignite.

    Kognitywna teoria multimedialnego uczenia się Clark & Mayer

    Co jeszcze musicie wiedzieć? Np. to, że uprawianie karaoke do slajdów to największy gwałt na mózgach publiczności, jakiego jesteście w stanie dokonać. Dostarczanie identycznych informacji dwoma kanałami (prelegent czytający swoje slajdy) powoduje obciążenie poznawcze i zanieczyszcza pamięć roboczą. Taki efekt uzyskacie zamieszczając na slajdzie spore ilości tekstu, które będziecie odczytywać podczas wystąpienia. Jeszcze gorzej, jeśli będziecie wtedy mówić o czymś innym. Ludzie albo będą Was wyłącznie słuchać, albo będą czytać slajdy. Po co wówczas robiliście slajdy? Czy po to, aby były podpowiedzią dla Was, bo nie chciało Wam się przygotować do wystąpienia? Czy Wam się to podoba, czy nie – ludzie szybciej przeczytają to co jest na slajdzie, niż Wasz aparat mowy będzie to w stanie wygęgać. Nie róbcie tego błędu.

    Krzywa uwagi

    Według H.R. Millsa macie 12 minut na mówienie. Po tym czasie bez aktywizacji uczestników różnymi technikami tracicie aż 75% publiczności. Zachęcam przy tej okazji również do poczytania prac Gibbsa.

    Call to action

    Call to action, czyli wezwanie do działania wieńczące prezentację, wymaga przygotowania „podłoża”. Najlepiej, gdy nie jest to jeden slajd, jedno zdanie na koniec, ale zbudowane schody, które prowadzą do finału. Wejście po tych schodach nakręca emocje. Poprosiłem zatem o nie krzywdzenie ludzi prezentacjami. Śmiech i kiwanie głowami na znak zrozumienia po tym wszystkim co pokazałem. Następnie nawiązanie do historii, no bo przecież co dalej z Krystianem i Kasią? Otóż to – że Ty też możesz być jak Kasia. I jak Krystian (już po zmianach). I że Ty też możesz oczarować publiczność swoją prezentacją.

    Ale pamiętajcie, że narzędzie na końcu. Narzędzie niech pomoże Wam w realizacji Waszej koncepcji wystąpienia. Szczegółowo zaplanowanej i ustrukturalizowanej. PowerPoint jest wspaniałym narzędziem. Trzeba tylko wiedzieć jak go użyć. A może wolicie Prezi? Nie przesadźcie jednak z zoomami. Ciekawostką jest notka o Prezi w Wikipedii, opisująca że Prezi może wywoływać u niektórych osób zawroty głowy, a przez to mdłości. Jeśli ludzie będą wybiegali z sali z rękoma przy ustach podczas Waszego wystąpienia, to znaczy, że przesadziliście z zoomami. Znów śmiech. Sporo śmiechu.

    Zmieniaj zatem Drogi Słuchaczu i Czytelniku. Zmieniaj świat prezentacji, bo dużo do zrobienia!

    Na koniec jeszcze była nagroda. Absolutnie higieniczne minimum wiedzy w książkach: „Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością.”, „Zen prezentacji”, „Slajdologia” i „Współbrzmienie” (Resonate). Szczegóły dotyczące książek znajdziecie poniżej wpisu w źródłach.

    Na podsumowanie

    Poniżej moja prezentacja z konferencji:

    Efektywne prezentacje biznesowe od Tomasz Jankowski

    Tej wiedzy jest więcej. Niech także źródłem inspiracji będzie masa świetnych wystąpień na TED.com. Oglądajcie je próbując już rozpoznać to, co wyniesiecie z powyższych książek. Najtrudniejszy moment to ten, w którym trzeba zastosować świeżo zdobytą wiedzą o strukturach i modelach do Waszych prezentacji. Nie poddawajcie się wmawiając sobie, że się nie da. Da się. Trzeba tylko wysiłku intelektualnego, żeby się dało. Ale warto. Uwierzcie mi, że warto. Jak już raz to zrobicie, to nie będziecie chcieli wracać do starego stylu prezentacji.

    Dziękuję wszystkim uczestnikom konferencji za uwagę podczas wystąpienia. Dziękuję też za Wasze oceny. Motywują do dalszej pracy, w tym także do poprawiania wystąpienia, aby było idealne.

    Ewaluacja-wystapienia
    Ewaluacja wystapienia

    Źródła:

    1. Resonate: Present Visual Stories that Transform Audiences, Nancy Duarte, 2010, John Wiley and Sons, pełna darmowa wersja tutaj: http://resonate.duarte.com/
    2. slide:ology: The Art and Science of Creating Great Presentations, Nancy Duarte, 2008, O’Reilly Media
    3. Presentation Zen: Simple Ideas on Presentation Design and Delivery (2nd Edition) (Voices That Matter), Garr Rynolds, 2011, New Riders
    4. The Cambridge Handbook of Multimedia Learning. Cognitive theory of multimedia learning, Mayer, R. Ee, 2005, Cambridge University Press
    5. Cognitive load theory, educational research, and instructional design: some food for thought, Ton de Jong, 2009, Springer
    6. Wykłady Włodzisława Ducha, https://www.fizyka.umk.pl/~duch/Wyklady/Kog_plan.html
    7. Stories that force us to think about our deepest values activate a region of the brain once thought to be its autopilot http://medicalxpress.com/news/2016-01-stories-deepest-values-region-brain.html
    8. Teaching and training; a handbook for instructors, H.R. Mills, 1972, Wiley
    9. 53 Interesting Things to Do in Your Lectures (Interesting Ways to Teach), Graham Gibbs, 1992, Technical & Educational Services Ltd
    10. A Handbook of Public Speaking for Scientists and Engineers, Peter Kenny, 1982, CRC Press
    11. Steve Jobs: Sztuka prezentacji. Jak świetnie wypaść przed każdą publicznością, Camine Gallo, 2011, Znak
    12. Fink Consulting, http://finkconsulting.info/, http://www.designlearning.org/.
    13. Default mode network, https://en.wikipedia.org/wiki/Default_mode_network
    14. Organizatorem konferencji Rozwój by Poznań jest MWMarketing.pl